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臺灣觀光學院 總務處
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橫式公文格式及範本

令的定義

 令有強制和拘束力,受令機關應毫無考慮遵照奉行,其為下行文,其用途有以下幾種:

1、公()布法律、發布規章。(總統公布法律,行政機關發布規章)

2、任免人事(包括遷調、獎懲、考績等)

3、總統對下行機關行文。

4、軍事機關、部隊發命令。

令的範例

(稿)

 


 

函的定義

 舉凡任何機關,不分上下級的文書來往或和人民往來的文書都稱為函。

因此,函可分為上行函、平行函、下行函,可分為下列情形使用:
1
下行文:上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
2
上行文:下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3
平行文:同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4
平行文:民眾與機關間之申請及答復時。

簽、稿擬辦方式可分三種:
1
先簽後稿:

  • 制定、訂定、修正、廢止法令案件。
  • 有關政策性或重大興革案件。
  • 牽涉較廣,會商未獲結論案件。
  • 擬提決策會議討論案件。
  • 重要人事案件。
  • 其他性質重要必要先行簽請核定案件。

2 簽稿併陳:

  • 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述的案件。
  • 依法准駁,但案情特殊須加以說明的案件。
  • 須限時辦發不及先行請示的案件。

3、以稿代簽:一般案情簡單,或例行承轉的案件。

函的範例

(稿)格式

 


 

書函的定義

 1、書函係各機關內部主管業務單位,於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
2
、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式。正式函必須以首長名義,代表本機關對外行文;書函則可用機關名義發文,蓋單位條戳,用單位主管名義發文,則蓋職章。

書函的範例

書函(稿)格式

 


 

公告的定義

 沒有特定個人對象的一種通知、告知文件,即通常所謂「召告天下」,各機關就主管業務,向公眾或特定對象(如學生、士兵、農民),宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。

公告的範例

公告(稿)格式

 


 

通告的定義

 使機關內部同仁周知通告內容,沒有特定受文對象,所以不必寫「受文者」。通告又稱通報。(「通告」與「公告」類似,僅「公告」對象較廣泛,有「召告天下」之意,「通告」則指同一機關成員而言。)

 


 

簽的定義

幕僚承辦人員處理公務,就有關事項經查明案情後,依據法令規定簽註意見、或報告案情、或研擬處理方案請示,對於案情涉及其他機關或其他單位者,並應事先協調或會簽,以提供上級瞭解案情,作為抉擇依據之文書。
簽、稿擬辦方式可分三種:
1
、先簽後稿:

  • 制定、訂定、修正、廢止法令案件。
  • 有關政策性或重大興革案件。
  • 牽涉較廣,會商未獲結論案件。
  • 擬提決策會議討論案件。
  • 重要人事案件。
  • 其他性質重要必要先行簽請核定案件。

2、簽稿併陳:

  • 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述的案件。
  • 依法准駁,但案情特殊須加以說明的案件。
  • 須限時辦發不及先行請示的案件。

3、以稿代簽:

一般案情簡單,或例行承轉的案件。

範例

 (稿)格式

 


 

開會通知單的定義

 會議至少三人以上參加,所以會議的進行,在事前必須經過召集,即使是定期性例會,為免出席人臨時忘記,也要在會前通知,這種召集會議的文書,就叫做「開會通知」,可分為兩種:一為書面之個別通知,一為登報之公告通知。

開會通知單的範例

 開會通知(稿)格式

 


 

公文新格式改革背景

「文書處理檔案管理手冊」自七十四年行政院函頒以來,其間雖多次小幅修正,整體處理方式與架構並無變動。隨時代演進與科技進步,電子化作業方式已為機關採用,文書處理作業電子化更為普遍。現行文書處理方式在電子化處理中產生不適宜情形,造成使用上不便,機關迭有反應,建議研修。

行政院乃於八十七年三月二十六日台八十七秘字第一二五八九號函及教育部八十七年四月二十八日函轉各機關學校:公文新格式自八十八年七月一日之後正式施行,舊格式已一律停止使用。


公文新格式修正重點

「文書處理檔案管理手冊」研修小組因應社會時代變遷,參酌現行作業環境,配合公文電子化走向,提出修正重點如次:
(一)用紙尺寸採一致標準:
  為達到文書用紙一致、美觀效果,公文用紙一律改採A4尺寸紙張,便條紙採用A5尺寸紙張。
(二)簡化公文類別中函之格式:
  鑑於各類公文格式不一,需製作不同表格,造成不便。本次研修繼續保留上述公文類別,惟簡化成為一種格式,以主旨、說明、辦法表示,而於首頁第一行標示出公文類別。
(三)以書函取代簡便行文表。
(四)取消公文表格欄框:
   以電子方式製作之公文,必然以整齊排列方式展現,欄框成為公文電子化處理中一項附加處理方式。為避免列印欄框耗費時間、物力,減緩公文處理速 度,簽、函、開會通知單等類別公文取消欄框。其他相關表格化公文,亦建議儘量避免使用。
(五)函、開會通知單等公文格式內部資料排列順序之更改:

為避免因正、副本項下資料較多時,影響公文本文顯現位置,將正本及副本項目移至本文後面。
(六)於公文相關格式中增列機關地址及機關傳真號碼欄位。
(七)多個機關名稱於公文中同時出現時,照機關順序排列,不另以併排方式處理。
(八)公文遇分項條列時,表達各項順序之數字與符號採一字(符號)一碼方式處理:

       「文書處理檔案管理手冊」中原規定之公文分項條列表達方式,於電子化處 理中並無一致之中文內碼,採一字(符號)一碼方式處理,其表達方式為一、二、三、,(一)(二)(三),1、2、3、,(1)(2)(3)
(九)有關檔號、保存年限、收文日期、收文字號、承辦單位、簽名、批示、會稿單位、繕打、校對、監印等項目處理方式:為便利各機關文書處理作業,有關公文格式內之保存年限、檔號與函稿的收文日期、收文字號、承辦單位、簽名、批示、會稿單位、繕打、校對、監印位置因係屬機關內部處理部分,由各機關於空白處自行規定適用位置,不另統一規範其位置。

 


 

文書處理修正部份答客問

一、有關公文用紙尺度
(一)公文用紙為何改採A4尺寸?
  答:A4尺寸紙張為國際標準,亦是列表機、影印機必然配備之紙匣,無需如B5尺寸等必須特別要求,相當便利。
(二)原採B4尺寸之公文格式如函等,為何不改採A3尺寸?
  答:A3尺寸為A4尺寸的兩倍,紙張頗大,相關處理如放置、摺疊等較為不便,且傳真機亦無法處理A3尺寸紙張,因此公文用紙均採用A4尺寸。
(三)公文用紙改用A4尺寸後,因紙張頁數增加,將增加縫章之困擾,如何因應?
  答:現今之技術,可利用電腦軟體產生電子騎縫章,代替人工作業,將更簡便。
(四)公文附件用紙是否有一致性規定?
  答:公文附件用紙除圖表等特殊需求外,請採用A4尺寸紙張,如確有使用大張紙張需求時請採用A系列紙張尺寸。
(五)一般列表機、影印機並無A5紙匣,如何列印便條紙?
  答:便條紙主要係應用於簡單事項之紀要,通常取用已印製完成之便條紙,以手寫方式處理。如利用相關電腦軟體製作便簽,可採用A4尺寸紙張列印,無須特別列印於A5尺寸紙張上,或將A4裁割為A5。
(六)目前檔案夾適用於B尺寸紙張,A4尺寸之紙張較B5尺寸為長,以致若以A4尺寸紙張歸檔時,會產生與檔案夾較不配合情形,應如何因應?
  答:檔案夾及檔案架之尺寸係規定於手冊之檔案管理部分,此部分將待檔案法通過後,一併考量、修正。目前仍請配合辦理。
 

二、部分公文表格取消欄框
(一)請問為什麼是部分公文表格取消欄框?
  答:此次修正取消的公文表格欄框,主要係針對在使用或列印上較不便利,未來執行公文電子交換處理,將影響執行效率的公文表格進行修正,至於仍以保留較為便利的公文表格如簽稿會核單、機密文書機密等級變換或註銷處理意見表等,則繼續保留。
(二)被取消的公文表格欄框含括那些?
  答:包括函、開會通知單及簽。惟配合文稿合一,其中函包括函稿、用印函、不用印函、會銜公文、書函、交辦(議)案件通知單、催辦案件通知單、移文單、機密文書機密等級變換或註銷建議單、機密文書機密等級變換或註銷通知單等公文格式。
(三)何謂文稿合一?
  答:文稿合一就是指文與稿採用完全一樣的公文格式,不另做區分,也不需另外執行稿轉函等作業。
(
)執行文稿合一後,文或稿上原有的如檔號、保存年限、批示、簽等欄位將如何處理?
  答:文或稿上原有的如檔號、保存年限、收文日期、收文字號、承辦單位、簽名、批示、會稿單位、繕打、校對、監印等欄位的處理方式,由各機關於空白處自行規定適用位置,不另統一規範其位置。
(五)簽屬於機關內部之作業性質,為何需要取消欄框?
  答:簽原有之格式為十行紙,上面加上批示欄位。批示欄位可與新式稿之處理方式一致,由各機關於空白處自行規定適用位置,而簽本文如依未來趨勢,以運用電腦處理為主,則列印十行格式反成為附帶作業,造成不便。故取消簽之欄框。


三、有關函及開會通知單的新公文格式
(一)新公文格式的排列順序是否須按照「文書處理檔案管理手冊」附件上所列的排列順序?
  答:新公文格式的排列順序必須與「文書處理檔案管理手冊」附件上所列的完全一致,以便於相關軟體擷取資料之便利。
(二)新公文格式的字體大小有無規定?
  答:「文書處理檔案管理手冊」上規定機關全銜、受文者、本文等採用較大字體,以資醒目。至於字體大小應採用之範圍,因經濟部中央標準局並無統一標準,手冊內不另做規定。惟字體大小請勿影響本文須於首頁開始顯示之需求。
本校文書組建議統一使用:
機關全銜--- word 20號字 、標楷體。
主文部分--- word 16號字 、標楷體。
其他部分--- word 12號字 、標楷體。
(三)列於新公文格式上的欄位名稱,如其下沒有資料時,可否將此欄位刪除?
  答:新公文格式上所列的各項欄位,均需存在,請勿刪除。如某公文並無副本收受者,所以副本項下並無任何機關名稱,但請仍然保留此欄位。
(
)開會通知單上為何沒有發文機關地址及傳真號碼?
  答:開會通知單主要係通知受文者於開會時間到達開會地點開會,且其中已列有聯絡人相關資料,故不需另列發文機關地址及傳真號碼。
(五)開會通知單上為何沒有速別?
  答:依據「文書處理檔案管理手冊」修正版規定,速別係指希望受文機關辦理之速別,開會通知單上已列明開會時間,亦即必須在開會時間前確定此案之相關事宜,故不需另列希望受文機關辦理之速別。
(六)新公文格式要求正本、副本項下機關名稱逐一列明,但如果機關數確實太多時,仍應逐一列明嗎?
  答:正本、副本項下機關數如太多時,請以行文表列明後,隨文發送。如為可明確標示清楚者,如本縣所屬全部中小學校,則可不逐一列明。
(七)函的格式可否加列聯絡人及聯絡人電話?
  答:按公務人員草擬公文,係以機關名義辦理,其法律效力歸屬機關,公文承辦人不須單獨對外承擔機關公文之責任。然為應民意要求以及業務實際需要,各機關可自行視需求加列於紙面公文上,惟於未來執行公文電子交換時,此聯絡人等相關欄位將無法列入傳遞交換格式中(民國九十二年起已將傳真電話、聯絡人、聯絡電話及電子信箱等資訊加入公文格式中,同時亦可列入電子公文交換格式)。
(八)校對章原係列在本文之後表示已校對完成,現整份公文之最後資料為副本,是否校對章列在副本之後?
  答:為減省輒馱圻蜈A提供便利環境,本次手冊已修正校對章之使用範圍,為於文書改正時用之,不需於文末使用。
(九)說明與辦法項下之分項條列,其另行低格處理是否有一致規定?
  答:並無一致規定,由各機關自行訂定相關規定或原則。
(十)說明與辦法項下分項條列的符號修正為上、下括弧形態,不符合中央法規標準法所規定的左右括弧,應如何處理?
  答:公文本文並非法條,故不受中央法規標準法之限制。如文內敘及法條時,處理方式與一般自造字之處理方式同。惟為避免自造字之不便,建議直接以文字如第一條、第二項、第三款等方式敘明。
(十一)公文本文內,如提及如英文字母、阿拉伯數字等資料時,應配合中文採直寫方式或按照原文方式書寫?
  答:此部分手冊內並無規定,即是在未執行公文電子化處理之前,請依一般習慣作業方式處理。若考量電子化方式處理,特別是配合未來公文電子傳遞交換作業時,此部分將於接續修訂之「文書及檔案管理電腦化作業規範」
中考量、訂定。
(十二)新公文稿簽辦核章之職銜排序,是否有固定形式?
答: 新公文稿簽辦核章之內容(職銜順序及上下編排),並無硬性規定,各單位
可依內部實際公文流程自行設計。
(十三)新公文稿簽辦核章位置,是否有固定?
答: 新公文稿簽辦核章之位置,本無硬性規定,只要在空白處即可。
本校則自定一律置於公文稿之第一頁左方,亦即:較長公文如有超過一頁以上者,公文稿簽辦核章之位置,仍應放在第一頁。


四、有關文書系統或電子化處理
(一)原先使用的文書軟體應如何配合修正?
  答:新公文格式較原來的格式簡便,任何文書處理軟體皆可製作完成。原有軟體可先探討其與新公文格式的適用性,評估是否改採一般文書處理軟體製作,或是修改原有軟體,惟請注意其與文書管理系統之整合。
(二)未來公文格式是否一定要以電子方式製作?
  答:針對公文格式來說,並不限定只能以電子方式製作、處理,採用舊有之排版、打字方式一樣可行。惟以電子方式處理新公文格式,將頗為便利。
(三)新公文格式是否可提供定型稿,以為參考?
  答:因各機關所使用的軟、硬體環境不盡相同,不適宜提供一致的定型稿,供各機關使用。其實新的公文格式頗為單純,極易以一般文書處理軟體製作,請自行參酌手冊之格式製作。
(四)公文陳核作業是否需要線上陳核?
  答:公文陳核作業仍以紙面為主,並未要求線上陳核,各機關如有意願開發此項作業,請先行訂定相關處理辦法或作業原則,妥善規劃後實施。
(
五)機關內部單位以電子方式會稿,是否就是公文電子交換?
  答:公文電子交換係指機關與機關之間的公文往來,以電子傳遞方式行之,並非指內部單位會稿。內部單位會稿屬機關內部陳核會稿作業。
(
六)是否八十七年七月一日同時開始執行公文電子交換?
  答:八十七年七月一日開始實施的是「文書處理檔案管理手冊」的修正部分,公文電子交換本身另有進度,將依進度逐步進行、推動。
(七)公文電子化作業可否由主管機關統一開發製作一套軟體,提供各機關使用?
  答:因各機關的組織大小、處理習慣等不盡相同,釵h個別性的公文作業方式乃因應而生,一套共通性軟體恐無法滿足各機關需求。公文電子化作業仍將以制定規範為主,並請各機關於相關規範頒布後,配合推動。

五、通案性質
(一)此次手冊既然做如此大幅度的修正,為何不順便修正公文為橫寫格式?
  答:依據「公文程式條例」第七條:「公文除會計報表、各種圖表或附件譯文,得採由左而右之橫行格式外,應用由右而左直行格式」,故公文仍須以由右而左直行方式處理。
(二)「文書處理檔案管理手冊」是否已登載於網站上?可否直接抓取?
  答:本手冊文書處理部分的條文已登載於網站上,提供大家參考,至於其他如附件等資料,因屬直行格式,於網站上瀏覽並不便利,故並未登載上去。
(三)配合新公文格式,人事命令格式應如何處理?
 答:手冊內敘明人事命令格式由人事主管機關訂定,相關人事格式處理,請參酌人事主管機關之規定辦理。
(四)全國機關之排列順序須參照行政院人事行政局頒布之「機關暨學校代碼」辦理, 惟全國機關如此之多,如何參考?
  答:一般機關之發文對象通常以某範圍為主,不致太過龐大,故可先彙整此範圍之機關排序。遇有其他發文對象時,再參酌「機關暨學校代碼」,應不致太過困擾。