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臺灣觀光學院 總務處
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常見的公文問題

文書處理常發現之錯誤情形

建議改進事項

一、原收文先行存查,後創稿發文

1.函復案件應檢附原來文正本(存查案件亦需來文正本)。

2.如未經校總收文者,函復案件亦應檢附原來文影本。

二、最速件之使用

1.依行政院秘書處編印「文書處理檔案管理手冊」規定,公文辦理期限最速件為隨到隨辦。速別係指要求受文機關處理之時限,最速件公文辦理期限僅為一天,承辦人應謹慎選用(如僅為備查性質,是否仍需使用最速件)。文書之陳核、陳判過程中,可以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分,最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用黃色或特製之密件袋。

2.公文速別中並無「特急件」,處理方式視同「最速件」。

三、承辦人員或核稿人員未填註辦理時間

文書處理過程中有關人員均應於文面適當處理,並註明時間。

四、附件有無未能標示清楚

1.附件應不與公文分離為原則,附件較多或不便裝訂者,應裝袋附於文後,並書明○○號附件字樣號。

2.發文如有檢送附件,應於「附件」欄註明,填寫方式請勿填寫『如文』或『隨文』,而應明確指出,如:『如主旨』或『如說明○』。無附件可免填寫。

3.承辦人辦稿時如有附件請檢點清楚,隨稿附送。附件有二種以上,請分別標以附件一、附件二…。『隨函寄出』或『歸檔存查』亦請分別註明。另為避免寄件作業錯誤,承辦人宜將發文函稿、來文及『歸檔存查』附件依序一起裝訂。

4.「說明」欄如有網址者,宜由需要者自行上網下載使用,檢附附件不應再隨文函發。

五、簽(稿)之擬辦及簽稿併陳

1.簽之撰擬:簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理,「擬辦」為「簽」之重點所在,應針對案情提出具體處理意見或解決問題之方案。「簽」如案情簡單,可不分段,以條列式簽擬。

2.一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中空白處簽擬。

3.案情簡單之函復案件可「以稿代簽」發文,不須另行簽案。

4.簽稿併陳者,簽及稿二者均需經由首長核准始得發文。

六、機關內部行文

1.同一機關之內部各單位,必須以書面洽辦公務者,可將原文影印分送會簽(會稿),不應再以校函方式發文函轉。

2.須對外行文者,應以機關名義行之(掛本校總發文號),否則應以單位名義發文。另非重要公文宜由單位自行發文。

七、自創(或未能符合)公文格式規定

1.簽稿應依格式規定,如:「參訪通知單」應改為「函」格式辦理。

2.公文內容與標示公文類別應能符合。如:「開會通知單」文別不能使用「函」。

3.開會通知單「受文者」應為出列席人員,「副本」通知事務組(如:借用場地及準備茶水等),「正本」欄已取消。

4.公文繕打上下左右空隙應力求勻稱,以資醒目;不宜自行訂定行間距離。公文字型不宜太大或太小,字型16號較為合適,字體宜採用標楷體。統一格式請至本校總務處文書組網頁自行下載使用。

5.公文函稿格式請依規定預留裝訂線(上下左右各至少2.5公分),如有第二頁處更應預留空間(3公分)。承辦人於兩頁交接處應蓋章以示負責。

6.文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字,另行低格書寫為一、二、三…,(一)(二)(三)。

7.函稿製作請用三段式作法,「主旨」、「說明」、「辦法」,無「附註」欄,如有補充說明請列入「說明」。

八、行文方式

1.文稿核會應予簡化,上一層級已於擬辦時核可,其內容如無變更,應由次一層代判,不必再送上級判行。較急要者,得先判發再補。

2.緊急公文得不依層級之限制,越級行文。

3.特急公文應逕行面洽,儘量避免登記、遞送及承轉手續。

九、其他

1.文稿陳核、陳判過程如增刪修改過多,應送回原承辦人清稿。

2.開會通知單或緊急公文應預留文書處理作業時間,以避免延誤時機。

3.對外行文請勿用回收紙張。

4.函稿之「主旨」欄為說明行文目的與期望,應力求具體簡明扼要,最多不宜超過三行。

5.書函文字用語比照「函」之規定。

6.公文及文書用紙應採國家標準總號五號用紙尺度A4。

7.文件之傳遞及要件應隨到隨辦外,普通件應以每日上下午分批遞送為原則。