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臺灣觀光學院 總務處
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檔案調閱

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項目

說明

作業時間

上班時間

法規命令

1檔案法

2、機關檔案檢調作業要點

3臺灣觀光學院檔案管理辦法

作業方式與步驟

1.調閱電子公文線上簽核系統公文(即100年9月15日1000003022號以後之公文):

(1)進入電子公文線上簽核選擇「資料查詢」內「承辦公文」,輸入欲調案之文號(或其他資訊),即可查到承辦人曾經承辦的公文。

(2)電子公文線上簽核只可查詢自己曾承辦公文,無法查詢自己以外的公文。

(3)查詢別單位公文,如透過文書組調檔,請先填妥調檔單至各單位主管同意後即可調檔。

2.調閱100年9月14日以前的公文:

(1)請至文書組網站下載填寫調案單。

(2)調閱本人承辦之公文,其調案單經單位主管核章後,送本組調案;調閱檔案應以承辦業務有關者為限;如因業務需要,需調閱非主辦案件時,應送請業務單位主管同意後,始可調閱。

(3)本組承辦人員收到調案單,檢出檔案原件後,由調案人於本組當場影印後,將檔案原件立即歸還,本組承辦人於調案單上註記已歸還;如調案人需將檔案原件攜回辦公室參考,以15日為限,機密檔案應於7日內歸還。

(4)歸還之檔案,經本組承辦人核對無誤後辦理入庫收存。

(5)調案人對於調閱之檔案不得有拆散、塗改、抽換、增損、轉借及遺失等情事,違者依本校相關規定議處。

注意事項

1.如選擇至文書組網站填寫調案單方式時,需將該調案資訊搷妥(含檔號、公文文號、案由、承辦單位、承辦人、密等及頁數等)

2.調案單,以一案一單為原則。

協調單位

各案主辦單位

使用表單

臺灣觀光學院調檔單

作業流程圖

「臺灣觀光學院檔案檢調」標準作業流程流程