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臺灣觀光學院 總務處
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電子公文線上簽核「常見問題」(新手請進)

●Win7作業系統 電子公文無法登入

1.IE瀏覽器 解決方式

2.google瀏覽器 解決方式

●無法進入線上簽核系統。

★、我的電腦無法開啟線上簽核系統,我試過關閉工具的快顯封鎖,但仍然無法解決,不知怎麼辦?
電腦已關閉工具的快顯封鎖,但仍然無法進入線上簽核系統的狀況,多因使用者在IE
加裝了google或其他工具列所造成,這時只要調整一下就可以進入系統了。方法如下:
請打開IE>(畫面上方)[檢視]>[工具列]>取消[Google Toolbar]的勾勾>關閉並重新開啟IE即可。 

●創簽後不想上簽並想刪除。

★、我有一公文創簽(文號10xxxxxxxx)不想上簽了,不知如何刪除?
公文創簽後不想上簽並想刪除者,可以這麼做--
1.依公文流程是否傳送他人又可分為兩種情形:
(1)凡創簽還未傳送他人者,創簽者可以自行刪除。請登入線上簽核系統>[線上簽核]>[公文暫存]>[刪除]想要刪除的創簽。
(2)凡創簽且已傳送他人者,需由總務行政組協助刪除。請創簽者先與公文經手者溝通、確認不上簽且想刪除,再將創簽文號知會
總務行政組,由總務行政組進入系統刪除該文檔。

PS.知會總務行政組後,請將要刪除公文退回承辦人員,請承辦人員在簽核意見上登打1.刪除原因2.請文書組刪除。2點完成成後,再到公文流程加簽收文人員。點選承核傳送即可。
2.請注意:文檔刪除後不會再出現,也無法救回。

●有關加簽與身份變更

目前多發生公文應該要會辦到某些單位〈二級單位〉,但卻因為承辦人或組長為新到任,且因新公文線上簽核還不習慣的關係而未加簽相關單位。

舉例說明:建議各位有關經費的公文,一定要加簽會計室、出納組;副本上有庶務組,一定要加簽總務處庶務組;有關獎補款一定要加簽研發處學術組、系上、庶務組、人事室、會計室等。

以上請各承辦人、二級主管皆多加留意,以免常發生減簽又加簽的狀況。

●注意事項

1.公文的標點符號請主管與承辦人員確認是否有無或正確與否。
2.請各位仍要習慣在正本〈尤其是函稿〉上註明地址。
3.
分類號請務必記得填寫〈可在右上角選擇單位分類號〉。
4.承辦人員的資料:電話分機、E-MAIL請確實填寫。

  (1)統一電話格式:03-8653906轉184

  (2)統一傳真格式:03-8653910
5.附件有檔案時,請盡量將檔名名稱縮短。

●注意事項

1.負責一級單位公文登記桌的同仁請務必有代理人,且最好與代理人相互知道帳號與密碼,以方便有人因請假〈尤其是臨時病假或事假而無法到校〉而導致無法分文的狀況。

2.請同仁們開始養成習慣去看公文線上簽核系統的收件匣是否有公文進入。

3.目前系統授權人數新增為180人,系統公司承諾每年新增10給本校使用,每位老師都有屬於自己系上的帳號,如有兼任行政主管的老師,故可能會產生兩個身分或更多身分。

例:總務處總務長由陳老師接任,陳老師有旅館管理系助理教授及總務處總務長兩個身分。

 兩個身分皆以同一個帳號密碼登入後再切換要進入哪個身分,記得公文如傳給A身份的話,一定要登入A身份才看的到該公文。如切換錯身份是看不到該份公文的!

4.仍請各位記得〈電子附紙本〉公文仍要待紙本附件抵達自己的手上後才簽核電子公文。

●關於最新消息

請大家登入線上公文系統時一定要先看最新消息是否有公布最新資訊。

●請一定要設e-mail帳號

麻煩大家在『個人設定→帳號基本資料→ 接著請在「電子郵件」輸入e-mail(請輸入校內信箱)、並在「公文到件通知」點選「啟動」。

●受文者

請大家在打受文者時打全名,例如:(行政院勞委會職訓局北區職訓中心)←這是簡稱。全名是(行政院勞工委員會職業訓練局北區職業訓練中心)。

●線上公文系統到件通知問題回復

有關線上公文系統裡面的到件通知功能,經詢問漢龍資訊,因線上公文系統的主機(伺服器)有問題,所以這個通知目前是無法使用的,請大家每天還是上一下公文系統確認今日是否有公文,漢龍資訊目前已經在想辦法處理這個問題,處理完成後會以校資網告訴大家,麻煩大家了。

●有關電子含紙本注意事項

請大家注意【電子含紙本】公文的時效性,在公文傳送時務必將紙本一同送至傳送單位,以免耽誤公文處理的時間。

●請各單位承辦公文的同仁留意

舉例說明:如果您認為這份公文要會辦總務處,請加簽總務處承辦人→承辦人之二級主管→總務長。如果是教務處、學務處、研發處皆等同如此。

●發文請附上完整地址

發文時請在正本後面加(郵遞區號+地址)。例如:教育部(10051台北市中山南路5號)。

●有關收文(電子含紙本)

一、因紙本公文是以掃描檔案傳給各單位,有時掃描及辨識系統不是非常的厲害(說明部分太多可能出現亂碼或是字型錯亂等問題),經討論後公文只繕打主旨,所以附上紙本給各單位查閱。(點選附件檔也可看見整份文)

二、請各單位收到紙本公文蓋有藍色【正本於收發】時才到線上作簽收的動作,日後紙本公文上不會有﹝收文簽辦單﹞,請承辦人點選(電子含紙本)的主旨→點選公文流程→設定好流程→點選公文簽核列印→檔案→列印(簽收單)→若是要會辦其他單位,請直接將簽收單和紙本公文送至會辦單位。

三、最後決行或是給予意見都在線上作業(以線上為主),決行完畢後才把紙本公文蓋有藍色【收發正本於】歸還文書組。

●電子公文系統正式上線

電子公文系統於100年09月15日正式上線

●簽核狀態

1、若有實體附件,例如光碟片、領據、用印單據等,請選取「電子含紙本」。

2、步驟:送出流程→公文追蹤→簽核意見表列印。

●結案注意事項

簽:長官決行後,則由承辦人自行結案,發文、收文:長官決行後,由總務行政組結案。

●IE設定步驟

關於電子公文系統無法列印或IE之ActiveX控制項遭封鎖時,請下載此設定步驟,依步驟設定即可[電子公文系統IE設定步驟]

●分類號設定

承辦人創稿時,請務必選取『分類號』。

●公文SOP流程設定準則

承辦人(承辦與創文狀態),在送出流程關卡前,請務必流程設定最後一關要有『校長』關卡。